Les essentiels des critères d'éligibilité qualiopi à connaître

La certification Qualiopi est devenue un passage obligé pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics. Comprendre ses critères d’éligibilité permet de garantir conformité, transparence et qualité. Cette maîtrise facilite aussi la préparation aux audits et évite les écueils fréquents, tout en valorisant l’offre de formation auprès des clients et partenaires.

Critères d’éligibilité Qualiopi : répondre à l’obligation légale et accès au financement

La certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour accéder à tout financement public ou mutualisé, ce qui impose à chaque organisme de formation d’être en conformité avec un ensemble de critères rigoureux. Dans cette optique, d'autres critères s’ajoutent souvent selon l’activité exercée et le public visé : cela concerne aussi bien les organismes de formation (OF), centres de bilan de compétences, CFA ou structures VAE, qu’ils soient publics, associatifs, ou micro-entreprises. L’obtention du Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et d’un numéro SIREN valide sont des prérequis pour engager la démarche.

Pour les nouveaux entrants, une période probatoire est prévue : ils doivent avoir facturé une première action avant de se présenter à l’audit initial, mais bénéficient parfois de modalités allégées. La certification suit un référentiel strict avec sept critères et 32 indicateurs, garantissant la transparence, la qualité pédagogique, et la compétence du personnel. Cet encadrement vise principalement à rassurer financeurs et bénéficiaires, en attestant de la fiabilité de l’organisme et de la conformité de ses pratiques avec les exigences de 2025.

Liste officielle des critères et indicateurs du référentiel Qualiopi

Structure du référentiel : 7 critères et 32 indicateurs explicites

Le référentiel national Qualiopi exige l’analyse des critères Qualiopi à travers 7 critères structurants, chacun illustré par des indicateurs précis. La conformité aux critères Qualiopi se vérifie sur 32 indicateurs, rendant la validation de l’éligibilité Qualiopi objective et auditable. Ce cadre s’impose à tous les organismes en démarche de certification Qualiopi et conditionne l’accès aux financements publics.

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Détail des critères : transparence, adaptation, suivi, ressources, compétences, engagement, amélioration continue

Chaque critère Qualiopi cible un pilier de la qualité :

Transparence dans l’information,
Adaptation de l’offre au public,
Suivi de l’apprenant,
Garantie des ressources disponibles,
Compétences actualisées du personnel,
Engagement dans l’écosystème,
Amélioration continue Qualiopi.
L’analyse des critères Qualiopi permet d’établir un plan d’action correction et un guide des critères pour la conformité aux critères Qualiopi exigés.

Points clés des indicateurs : exemples concrets attendus lors de l’audit

Pour chaque indicateur du référentiel national Qualiopi, les auditeurs recherchent des preuves tangibles :

Affichage clair des résultats,
Traçabilité des parcours,
Justificatifs d’accompagnement et d’adaptation,
Documents démontrant la certification démarche qualité,
Suivi post-certification et mesures correctives.
Toute démarche d’audit Qualiopi passe par cette vérification systématique, assurant une conformité Qualiopi mesurable et une reconnaissance qualité formation recherchée en 2025.

Démarches et étapes pour obtenir la certification Qualiopi

Procédure d’inscription auprès d’un certificateur reconnu

La première étape des démarches pour la certification Qualiopi consiste à choisir un certificateur accrédité par le COFRAC ou reconnu par France compétences. Pour entamer ce processus de certification Qualiopi, il est indispensable de vérifier l’éligibilité Qualiopi de votre organisme : disposer d’un NDA, être juridiquement constitué, et exercer des actions de formation éligibles Qualiopi. Le guide des critères Qualiopi précise que même les nouveaux entrants peuvent engager les démarches, à condition d’avoir réalisé et facturé au moins une action.

Constitution du dossier : documents requis

La constitution du dossier répond à des exigences Qualiopi très strictes. Il faudra notamment fournir : le NDA, un rapport pédagogique et financier, un organigramme détaillé (même pour les autoentreprises), une description d’activités et les chiffres d’affaires par catégorie de formation éligible Qualiopi. Ces documents servent à analyser votre conformité aux critères de certification Qualiopi détaillés dans le référentiel Qualiopi.

Description du cycle d’audit

Le cycle d’audit Qualiopi débute par un audit initial Qualiopi, réalisé en présentiel. L’auditeur évalue alors la conformité aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel Qualiopi. Chaque étape de l’éligibilité Qualiopi est vérifiée : la préparation audit Qualiopi permet d’anticiper les points attendus. À l’issue de l’audit, l’organisme reçoit un rapport listant les non-conformités (mineures ou majeures) avec délais de correction. Une fois validées, la certification Qualiopi est décernée pour trois ans avec surveillance régulière et audits de renouvellement.

Spécificités réglementaires et actualités du référentiel (versions V8/V9)

La norme Qualiopi évolue continuellement avec la révision des critères Qualiopi, imposant aux organismes de formation une conformité réglementaire formation rigoureuse. Les dernières versions du référentiel Qualiopi (V8/V9) accentuent l’exigence de respecter précisément chaque indicateur, notamment pour la sous-traitance où seules les entités certifiées Qualiopi peuvent intervenir, à condition de remplir les obligations légales formation. Cette conformité réglementaire formation est contrôlée lors de l’audit Qualiopi, en particulier sur la gestion du NDA, la transparence des critères de certification Qualiopi et la traçabilité documentaire.

Points de vigilance majeurs : sous-traitance, inclusion handicap, FOAD, indicateurs CPF et RNCP

La norme Qualiopi exige une attention soutenue à l’accueil de personnes en situation de handicap, à la FOAD (formation à distance) et à la conformité des actions CPF/RNCP. Les indicateurs spécifiques du référentiel Qualiopi demandent, par exemple, des plans d’accompagnement personnalisés et la justification de moyens techniques adaptés, garantissant la conformité réglementaire formation pour chaque segment d’offre.

Impact des dernières évolutions règlementaires et jurisprudence

Les ajustements légaux récents renforcent la transparence des critères de certification Qualiopi, exigeant que chaque indicateur soit clairement documenté, suivi et révisé. Toute évolution du cadre oblige à réajuster les processus certifiés, notamment lors de l’audit Qualiopi et lors des audits de surveillance.

Rappels sur les obligations d’affichage et d’utilisation du logo Qualiopi

L’affichage visible du certificat et l’utilisation conforme du logo relèvent d’une obligation légale formation : non-respect entraîne de possibles non-conformités majeures. Chaque organisme doit garantir la conformité réglementaire formation via la mise à jour régulière de ses supports de communication.

Coûts, audits de surveillance et renouvellement : modalités et conseils pratiques

Barème des tarifs, frais annexes et modalités de transfert

Le processus de certification Qualiopi implique des frais structurés. Le tarif de base pour trois ans débute à 159 € HT. S’ajoutent des frais journaliers d’audit : 98 € HT, puis des frais de mission variant selon la modalité (8 €/jour en monosite, 14 €/jour en multisite). Un forfait dossier est exigé lors de chaque cycle de certification Qualiopi (12 € en monosite, 300 € multisite), avec 100 € pour toute modification du certificat. Le transfert de certification entre organismes accrédités est gratuit et rapide, apportant transparence administrative.

Périodicité et gestion des audits de surveillance

L’audit de surveillance Qualiopi se déroule à 18 mois, uniquement à distance. L’audit de renouvellement intervient au terme des trois ans et nécessite une nouvelle évaluation sur site du respect du référentiel Qualiopi. Toute non-conformité constatée lors de ces audits implique des mesures correctives audit : un délai de six mois pour les non-conformités mineures (quatre maximum), et trois mois pour les majeures, sous peine de suspension de la certification Qualiopi.

Conseils organisationnels pour anticiper les audits

Pour garantir la conformité aux modalités d’audit Qualiopi, préparez un planning précis de suivi documentaire, réunissez les justificatifs demandés (NDA, BPF, organigramme, chiffres d’affaires), et initiez des auto-évaluations périodiques du respect des critères. Un suivi rigoureux réduit le risque de suspension ou d’interruption lors du renouvellement certification Qualiopi.

FAQ et ressources pratiques pour réussir sa démarche Qualiopi

Réponses aux questions fréquentes : audit à distance, délais, statut des nouveaux entrants

L’audit initial Qualiopi s’effectue obligatoirement en présentiel, tandis que l’audit de surveillance peut être réalisé à distance pour réduire la charge organisationnelle. Les délais sont stricts : l’audit de surveillance doit intervenir entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après la certification. Les nouveaux entrants disposent d’un statut particulier, leur permettant de démarrer la démarche tout en consolidant leur activité. La conformité aux critères Qualiopi est examinée dès la première action de formation facturée, condition sine qua non pour l’audit.

Outils et modèles recommandés : trames qualité, solutions numériques, guides officiels et contacts utiles

Des modèles pour la mise en conformité Qualiopi sont disponibles via des plateformes comme Digiforma, facilitant la gestion des documents exigés par le guide pratique certification Qualiopi. Les organismes peuvent aussi tirer parti des ressources pour certification Qualiopi (fiches pratiques, checklists d’auto-évaluation Qualiopi, guides officiels) pour préparer chaque étape, assurer la traçabilité des actions et partager leurs documents auprès des certificateurs.

Bonnes pratiques pour l’amélioration continue et la sécurisation de votre certification

L’amélioration continue Qualiopi repose sur l’analyse périodique des indicateurs de performance, sur le plan d’action correction, et sur l’intégration systématique des retours, pour garantir la pérennité du certificat. L’accompagnement certification Qualiopi par des experts externes et le partage en réseau permettent de limiter les risques lors des audits et de faciliter chaque contrôle documentaire Qualiopi.